履歴書・職務経歴書の書き方のポイント

転職の際の応募書類として、履歴書と職務経歴書の提出を求める企業がほとんどです。特に書類選考が行われる場合は、履歴書や職務経歴書が自分の分身となって応募企業にアピールすることにもなり、その役割はとても重要です。

ですが、

「履歴書作成時の注意点がよくわからない」

「職務経歴書には、作成上のどんなポイントがあるのだろう？」

そんな不安や疑問の声をよく耳にします。

履歴書も職務経歴書もある程度の基本の形は決まっているので、まずはしっかりポイントをおさえておきましょう。

履歴書作成の3つの基本とは？

■見やすさ・読みやすさを意識する

採用担当者は複数の応募者から寄せられる履歴書に目を通さなくてはなりません。志望動機などが簡潔にまとめられていない履歴書では、それだけでマイナス印象を与えてしまいます。

文章は読み手に伝わりやすいようにわかりやすく書きましょう。

■誤字をなくす

履歴書の内容に誤字がある場合、書き直しをせずにそのまま提出してしまうと、「仕事でもミスをするタイプの人」だという印象がつき、マイナス評価につながってしまう場合があります。また「志望意欲が低いのでは？」と採用担当者に思われ、書類選考合格の可能性も低くなってしまいます。

履歴書作成時に誤字はないか、記入した後に必ず確認するようにしましょう。

■空欄をできるだけなくす

履歴書の各項目がきちんと埋まっていないと、熱意や真剣さを疑われてしまうこともあります。記入できるところはできるだけ全部埋め、どうしても記入すべき内容がない場合は「特になし」と一言書いておくことがマナーとなります。

履歴書の書き方のポイント

■日付

送付日もしくは持参日が一般的です。職務経歴書や送付状などもすべて統一しましょう。

■証明写真

証明写真アプリを使い、手軽にスマホで撮影するといったことは控えるようにしましょう。また、商業施設などに設置してある証明写真ボックスも利用はせず、できるだけ写真スタジオで撮影してもらうようにしましょう。簡易的な証明写真とは異なり、出来上がりがきれいなため好印象につながります。

なお、証明写真は縦横まっすぐに貼り、裏に名前を書いておくことが基本です。

■年号

応募企業からの指定がない場合、自分で西暦、和暦を決めてもかまいませんが、職務経歴書や添え状とも統一するようにしましょう。

■学歴・職歴

学歴は高校からの記入で問題はありませんが、職歴とあわせてその年月や在籍期間は必ず正確に記載しましょう。
また、職歴はあまりに詳しく書きすぎてしまうと、「簡潔にまとめられておらず読みにくい」と採用担当者の混乱を招く恐れがあるため、詳しい情報は職務経歴書に記載するなど工夫するとよいでしょう。
なお、倒産などによる会社都合での転職や長期のブランクがある場合は、簡潔にその理由を書くようにしましょう。

■取得資格・免許

取得資格や免許は必ず正式名称を記載します。「取得年月は昔のことだから忘れた」などと適当に記載したり、空欄にしておくのは言語道断です。書類選考の合否にも影響を与えてしまうため、分からない場合はきちんと調べてから記載しましょう。

■志望動機・趣味・特技欄

履歴書の志望動機欄は小スペースのため、応募企業が求める人物像を把握しながら、これまでの経験をどのように活かして貢献できるかをしっかりアピールしましょう。

また、趣味や特技欄もなるべく募集職務で活かせるようなことを記載するとよいでしょう。

■本人希望欄

希望職種が明確な場合はその職種名を記載します。また勤務地や給与など特別な希望がない場合は「貴社の規定に準じます」と記載するようにし、空欄を作らないことがポイントになります。

職務経歴書作成の3つの基本とは？

■見やすいレイアウト・読みやすい文章を心がける

職務経歴書はA4サイズの用紙で1〜2枚程度にまとめるのが基本です。
また、読みやすい文章にするために、見出しを効果的に使い、箇条書きや簡潔な文章を書くようにしましょう。

■わかりやすいキーワードを使用する

職務経歴書は、応募者本人よりも前に企業側へアピールしてくれる分身です。アピールがわかりづらくてはマイナス印象となってしまうため、企業側が目を引きそうな経験やスキル、知識などを意図的に盛り込むようにしましょう。

■経験や成果をわかりやすく記載する

「営業職を経験」ではなく「1日平均〇件に営業」や「目標数字を達成」ではなく「対前年120％の売上を達成」など具体的な数字を記載するとわかりやすくなります。

職務経歴書の書き方のポイント

■自分がアピールしやすい形式を選ぶ

職務経歴をまとめる形式には次の3種類があります。自分がアピールしやすい形式を選ぶようにしましょう。

逆編年体形式

現職から過去にさかのぼり、それぞれの職務内容や成果をまとめる形式です。最も一般的な形式で、過去よりも直近の職務経歴をアピールしたい人に向いています。

編年体形式

過去から現在に向かって職務内容や成果をまとめる形式です。社会人経験が浅い人や転職・異動回数が少ない人に向いています。

キャリア形式

職務の内容やプロジェクトごとにまとめていく形式です。知識やスキル、経験をわかりやすく伝えることができるため、技術職などの専門性の高い職種や転職回数が多く同様の職務に就いてきた人に向いています。

■パソコンで作成する

履歴書は、依然として手書きで書く人の方が大勢いますが、職務経歴書は見やすいレイアウトが求められるため、パソコンで作成するのがポイントになります。
また、手書きと異なり文字量が多くても読みやすくなるため、おすすめです。

■面接での質問を想定して作成する

面接では、職務経歴書を参考に質問されるのが一般的です。職務経歴書では「見出し」的に採用担当者が興味を引くように簡潔にまとめ、詳しい内容は面接で質問された際にしっかり応えられるように想定して書くことがポイントになります。

まとめ

履歴書も職務経歴書も採用担当者の立場に立って、見やすく・読みやすく・わかりやすくなるにはどのように書き、まとめればよいか意識して作成しましょう。

また、書類選考がある場合、応募者本人よりも前に企業側へアピールするための重要な分身となります。

履歴書、職務経歴書を書く際は、誤字・脱字をなくし、何度も確認してから提出しましょう。